Revisión de instalación · Zoho
Tu Zoho funciona
y tu empresa no lo nota.
Se montó, se configuró, y ahí se quedó. Tu gente sigue tirando de Excel, del dato no se fía nadie y no hay a quién preguntar cuando algo falla. En una semana lo miramos entero y te decimos qué arreglar primero.
Pedir la revisión · 990 €Tres al mes. Se descuentan enteros si luego trabajamos juntos. Y si al entrar vemos que tu instalación está bien, te devolvemos el dinero y no hacemos nada.
Si te suenan tres de estas, esta página es para ti
- Se montó hace unos años y desde entonces nadie lo ha vuelto a tocar.
- Tu gente sigue llevando cosas en Excel «porque así es más rápido».
- Pagas licencias de personas que ya no trabajan contigo.
- Pediste un cambio pequeño y tardaron tres semanas en contestarte.
- Nadie sabe para qué sirven la mitad de los módulos que tienes contratados.
- Cuando necesitas un dato se lo pides a una persona, no al sistema.
- La implantación se quedó a medias y ya nadie se acuerda de qué faltaba.
- Tu partner de entonces ya no existe, o no te coge el teléfono.
No es que Zoho no valga. Es que lo que tienes montado no es el que te vendieron.
Las cosas son rentables o no
¿Cuánto pagas al año por un Zoho que no usa nadie?
Cuatro datos que tienes a mano. El cálculo se hace aquí, en tu navegador: no se envía nada.
6.720€
al año en licencias que no toca nadie
Y esto es solo lo que se ve en la factura. Lo caro de verdad suele ser el trabajo que tu equipo sigue haciendo a mano porque el sistema no lo hace — y eso no aparece en ninguna línea.
Qué es la revisión
Una semana. Entramos en tu instalación, la miramos entera y te contamos lo que hay — con nombres, con números y con un orden.
Qué miramos
- Licencias contratadas frente a uso real, persona por persona
- Módulos que pagas y módulos que alguien abre
- Automatismos parados, rotos o que nadie recuerda haber pedido
- Qué procesos siguen fuera del sistema, en Excel o en la cabeza de alguien
- Qué se quedó a medias en la implantación original
- Datos duplicados, campos muertos y lo que impide fiarse de un informe
Qué te llevas
- Tu instalación documentada. Qué hay montado, cómo funciona y por qué se hizo así. Hoy eso no existe en ninguna parte
- El mapa completo de lo que cubre una operación bien montada, y dónde estás tú en ese mapa
- Las licencias y módulos que puedes soltar mañana, con el ahorro en euros
- Qué arreglar primero, segundo y tercero, con coste estimado
- Qué no merece la pena tocar — y eso suele ser la mitad de la lista
- Una reunión de una hora para explicártelo y que preguntes
Tres revisiones al mes, no más. Se descuentan enteras del primer trabajo si decides seguir. Y si no decides seguir, el informe es tuyo igual.
Los veinte fallos que aparecen una y otra vez
En una instalación de tres años sin mantenimiento encuentro habitualmente entre seis y diez de estos veinte. No es teoría: son catorce años mirando instalaciones montadas por otros.
Lo que se ve en la factura, sin entrar en el sistema
- Un pool de herramientas sin conectar, y todas cobrando.
- Varios proveedores para lo mismo. No es desorden: es dinero.
- Quién tiene acceso a qué se decidió sobre la marcha y nadie lo ha vuelto a mirar.
- Se paga Zoho One entero y se usa el CRM.
- Herramientas contratadas y nunca implantadas, o integradas a medias.
El dato
- Provincia, sector y tipo de cliente en texto libre, porque nadie decidió antes qué campos hacían falta ni qué valores debían tener.
- Nada impide meter cualquier cosa: no hay control en la entrada.
- Campos muertos y ñapas que se crearon, se dejaron y no mantiene nadie.
- Registros de prueba conviviendo con los reales.
- Duplicados sin curar y datos sin nutrir.
Con IA, analizar el texto libre ya no es tan crítico. Consumirlo sigue siéndolo: un campo sin desplegable no se filtra, no entra en una vista y no le sirve a nadie más que al que lo escribió.
Los procesos
- Se implantó la herramienta sin rediseñar los procesos: se configuran campos en vez de decidir cómo se quiere trabajar.
- Solo se pensó en lo comercial, no en la cadena de valor entera.
- La lógica de negocio no está clara ni escrita en ninguna parte.
- Layouts y permisos mal montados: la gente toca lo que no debería tocar.
- Workflows básicos cuando los hay, y casi nunca funciones. La programación a medida, que es la gran potencia del sistema, sin usar.
- Se toca en producción.
Lo que sigue viviendo fuera del sistema
- Presupuestos y facturas en Excel, y una gestión documental por fuera que encima no es ni Drive ni Office 365.
- El correo sin consumo contextual: tienes delante la ficha de un cliente y no ves las comunicaciones de nadie.
- Marketing por fuera, listas en Excel y ningún segmento que se alimente solo.
- Sin ticketing. Según a qué te dediques, ese es el agujero más caro de los veinte.
Y una que no es un fallo: es la fase siguiente
Poca probabilística, poco análisis contra un objetivo y pocos cuadros de mando. Eso no te lo reprocho: para llegar ahí hace falta antes tener la funcionalidad básica desplegada y una ingesta de datos suficiente para que analizar signifique algo. Es lo que viene después de arreglar los veinte, no a la vez.
Y las dos causas, que están siempre en los mismos dos sitios
Al principio: se contrata a un implantador de tecnología para que despliegue la herramienta y cargue los datos, y ahí se acaba. Nadie decide cómo debería funcionar la compañía, ni cómo deberían ser los procesos primero para soportarlos en tecnología después.
Al final: no hay gestión del cambio. Ni formación, ni un onboarding para que quien entre nuevo aprenda rápido y sin depender de nadie, ni soporte y monitorización para que aquello se use bien, ni nadie que resuelva las incidencias cuando algo se rompe.
Llega alguien, lo configura un poco en unas sesiones de trabajo, se va, y chimpún. El equipo se queja y nadie lo arregla. Eso es exactamente lo que vengo a mirar.
Lo que esto no es
- No es una llamada comercial disfrazada de auditoría. Las gratuitas de este sector lo son, y por eso no dejan nada escrito.
- No te voy a vender Zoho. Ya lo tienes.
- No necesitas cambiar de partner para pedirla, ni decírselo a nadie.
- No hablo mal del que lo montó. Cuento lo que hay hoy, y a veces lo que hay es que se montó bien y luego se dejó de mantener.
- Y si lo que tienes está bien, te lo digo en la primera página del informe y te ahorras el resto.
Lo que de verdad te llevas es la documentación
Casi ninguna instalación de Zoho en España está documentada. Se montó, funcionó, la persona que lo hizo se fue, y lo que queda es un sistema que nadie sabe explicar.
Eso es lo que hace que estés atrapado: no puedes cambiar de proveedor porque nadie sabe qué hay dentro, y el que lo montó tampoco tiene interés en que lo sepas. El desconocimiento es el modelo de negocio de mucha gente en este sector.
Aquí es al revés. Todo lo que hago en tu Zoho queda documentado en tu Zoho, no en mi cabeza. Qué hay montado, cómo funciona, por qué se decidió así y qué pasa si lo tocas.
Si mañana dejas de trabajar con nosotros, quien venga detrás abre ese documento y sigue sin tener que llamarnos.
Y esa es la razón por la que la revisión cuesta 990 € en vez de ser gratis. Las auditorías gratuitas de este sector son llamadas comerciales con otro nombre: no dejan nada escrito, porque su función es que vuelvas a llamar. Esta deja un documento que es tuyo, te contrate quien te contrate después.
Detrás hay equipo
Jesús Benabat es consultor senior de procesos y tecnología y dirige el Evolution Club. Entra conmigo en los proyectos, conoce lo que hay montado en cada instalación y tiene acceso a la documentación desde el primer día. Trabajamos juntos desde hace cuatro años.
No «mi equipo»: una persona con nombre y apellido, a la que puedes llamar.
Por qué nosotros y no otro partner
No somos un implantador que además aconseja: somos consultoría de negocio que además implanta. Catorce años montando Zoho, y veinte ayudando a que los negocios de nuestros clientes vayan bien.
Por eso la revisión no empieza por los módulos: empieza por cómo funciona tu empresa. Automatizar un lío solo te da un lío más rápido, y más caro de deshacer. La mayoría de las instalaciones que me encuentro no están mal configuradas — están configuradas para una empresa que ya no eres.
Pedir la revisión
Te contesto yo, el mismo día. Si no encajas, también te lo digo.
Lo que suelen preguntarme
¿Tengo que darte acceso a mi Zoho?
Sí, un usuario de solo lectura durante la semana que dura la revisión. Se desactiva al entregar el informe y te lo confirmo por escrito.
¿Y si mi partner actual se entera?
No tiene por qué. Y si se entera, pedir una segunda opinión sobre un sistema por el que pagas no es una deslealtad: es lo que harías con cualquier otro proveedor.
¿Sirve si tengo Zoho One y no solo el CRM?
Sirve igual, y de hecho suele salir más caro el desperdicio: Zoho One trae decenas de aplicaciones y casi nadie usa más de cinco.
¿Los 990 € se descuentan de verdad?
Enteros, del primer trabajo que contrates en los 60 días siguientes. Si no contratas nada, el informe es tuyo y no hay nada más que pagar.
¿Por qué solo tres al mes?
Porque las hago yo y las hago bien. Cuando el cupo está lleno, entras en la lista y te aviso.
