Un caso, contado entero
Pagaban dos CRM y no usaban ninguno.
Aquí no hay un muro de logos. Hay un caso, con lo que se hizo, lo que costó y lo que salió — incluido lo que no mejoró.
La empresa
Una agencia de eventos de entre quince y veinte personas. No digo el nombre porque no me toca a mí decirlo. Todo lo demás es tal cual pasó.
Lo que había
Dos CRM en la factura. Uno de los conocidos, que usaban de agenda: nombres, teléfonos, alguna nota suelta. Y un Zoho contratado hacía tiempo y casi sin tocar. Dos herramientas pagadas para no hacer nada.
El trabajo de verdad estaba fuera de las dos. Los presupuestos y sus versiones, las hojas de control, en qué punto estaba cada proyecto, quién llevaba a qué cliente, qué proveedor prestaba qué servicio: repartido entre el correo de cada uno, carpetas locales y la cabeza de tres personas. Cada uno con su formato. Cuando una de esas tres libraba, la agencia iba más lenta.
Y había una consecuencia peor que la lentitud: un proyecto no se podía heredar. Si lo cogía otro, empezaba por reconstruir lo que ya existía.
Lo que se hizo
Tres meses. Y se empezó por lo aburrido: sentarse con el equipo y decidir qué es una cuenta, qué es un contacto y por qué merece la pena meter ahí el dato. No un manual entregado al final: una conversación con la gente que iba a usarlo, hasta que meter la información dejó de ser burocracia y pasó a ser la forma natural de trabajar con ese cliente.
Luego, colgar de ahí todo lo demás. No solo lo comercial y el marketing: las oportunidades y la información de los proyectos, que es donde una agencia de eventos se juega el dinero. Y un formato único para los documentos, en vez de uno por persona.
Diez licencias, no veinte. No todo el mundo necesitaba entrar, y pagar por gente que no entra es la forma más tonta de tirar dinero.
Lo que salió
25 horas a la semana que el equipo dejó de perder
Media hora por persona y día buscando información que existía pero no estaba donde tocaba: qué proveedor hace qué, quién lleva a ese cliente, en qué punto está ese proyecto. Diez personas, cinco días. Al año son unas 1.100 horas: dos tercios de una persona a jornada completa, dedicada a buscar.
Media hora al día es la estimación del propio equipo, y es su suelo, no su techo. El cálculo usa solo las diez personas con licencia y 220 días laborables.
Más de 350 hojas de cálculo al año que dejaron de existir
Entre presupuestos, versiones y hojas de control salían siete u ocho documentos por proyecto, y hacían entre cincuenta y sesenta proyectos al año. Eso ya no se crea, ni se versiona, ni se busca, ni se pierde. Y eso es un año.
Y la factura de software bajó
Acabaron pagando unos 500 € al mes por una sola herramienta que hace mucho más de lo que hacían las dos anteriores juntas. Porque antes el CRM solo servía para llevar contactos: los presupuestos, los proyectos y el control estaban fuera, en los Excel.
Dos herramientas que hacían una cosa costaban más que una que las hace todas. Y la más cara de las dos ni siquiera estaba desplegada para toda la plantilla.
Y lo que no mejoró
El tiempo de sacar una propuesta, prácticamente nada. Ya lo tenían resuelto y lo hacían rápido. Si alguien te promete que todo mejora a la vez, te está vendiendo.
Qué queda cuando esto se hace bien
- Todos los proyectos en un sitio. Antes estaban donde cada uno los hubiera dejado.
- Un proyecto se puede heredar. Se pasa, no se reconstruye.
- Un formato, no quince. Se acabó el tiempo de traducir el documento del compañero.
- Una suite hecha a la medida de esa agencia, no una plantilla de partner con el logo cambiado.
Y dos cosas que no aparecen en ninguna factura pero se notan a los seis meses: los clientes más contentos, y el equipo también. Nadie disfruta trabajando en el desorden.
Lo que no hicimos fue cambiar de herramienta y llamarlo transformación.
¿Te suena de algo esta película?
Si estás pagando por herramientas que tu gente no usa, el problema no se arregla comprando otra. Hablamos y te digo qué haría yo, sin factura por la conversación.
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