Zoho · qué cuesta de verdad
Zoho no es caro. Implantarlo mal, sí.
La licencia es la parte pequeña y es la única que te enseñan. Aquí está el resto de la factura, con los números delante.
Cuando alguien pregunta «¿cuánto cuesta Zoho?», lo que está preguntando es cuánto cuestan las licencias. Es la pregunta equivocada, y contestarla bien es la forma más rápida de que el proyecto acabe mal.
Las licencias son entre el 5 % y el 15 % de lo que te vas a gastar en los tres primeros años. El otro 85 % son dos cosas: lo que pagas por que alguien lo monte, y lo que te cuesta —sin que aparezca en ninguna factura— que esté mal montado.
Las tres facturas
1. La que ves: las licencias
Se pagan por usuario y mes, y son previsibles. La trampa no es el precio: es cuántas contratas. La mayoría de las instalaciones que me encuentro pagan licencias de gente que no entra nunca, o pagan un plan superior por dos funciones que no usa nadie. Eso no lo arregla negociar el precio, lo arregla mirar el uso real.
Si quieres ver tu caso con tus números, la calculadora de la página de la revisión te lo pone en euros al mes y acumulado.
2. La que negocias: la implantación
Es el grueso, y es donde se decide si esto va a funcionar. Aquí es donde aparecen los presupuestos que no se parecen en nada entre sí: el mismo proyecto puede costar 6.000 € o 40.000 € según lo que se esté comprando de verdad. Más abajo está qué mueve ese número.
3. La que nadie te enseña: lo que sigue costando después
Es la factura más cara y no tiene número de factura. Son las horas que tu equipo sigue metiendo a mano porque el sistema no lo hace, los datos que nadie se fía de mirar, el informe que sigue saliendo de un Excel paralelo, y el día que quieres cambiar algo y resulta que nadie sabe por qué está montado así.
Por qué el presupuesto barato sale caro
- Se vende por bolsas de horas. Una bolsa de horas no compra un resultado, compra tiempo. Cuando se acaba, lo que tienes montado es lo que dio tiempo a montar, no lo que necesitabas.
- Se configura sin rediseñar nada. Te trasladan a Zoho exactamente la forma de trabajar que tenías —hojas de cálculo incluidas— y te cobran por ello. Sigues con el mismo lío, ahora en otra pantalla. Eso es parametrizar, que no es implantar.
- No hay gestión del cambio. El sistema está, la gente no lo usa, y a los seis meses vuelve el Excel. Esta es, de lejos, la causa número uno de que una implantación se muera.
- No se documenta. Y sin documentación no puedes cambiar de proveedor aunque quieras, porque nadie sabe qué hay dentro. El coste de eso no se ve hasta que lo necesitas.
- No hay un responsable único. Tres proveedores tocando la misma instalación y ninguno responde del conjunto.
Qué mueve el precio de una implantación
Por orden real de impacto, no por el orden en que te lo cuentan:
| Lo que sube el precio | Peso |
|---|---|
| Cuántos procesos tocas. Un CRM de ventas no es lo mismo que ventas + operaciones + facturación + soporte. | Alto |
| Rediseñar antes de configurar. Decidir cómo debería funcionar la empresa, no copiar cómo funciona hoy. | Alto |
| Integraciones con lo que ya tienes. Contabilidad, ERP, tienda, telefonía. Cada una es un proyecto pequeño. | Alto |
| Migrar datos. Sale barato si los datos están limpios. Casi nunca lo están. | Medio |
| Gestión del cambio. Formación, acompañamiento, y alguien que persiga que se use. | Medio |
| Documentación. Cuesta tiempo y casi nadie la cobra porque casi nadie la hace. | Medio |
| Número de licencias. Lo primero que se negocia y lo que menos mueve el total. | Bajo |
Lo que cuesta conmigo, dicho sin rodeos
Un proyecto de transformación de operaciones con Zoho, llave en mano y con las cuatro fases —análisis, diseño funcional y reingeniería de procesos, desarrollo de tecnología y gestión del cambio— parte de 18.000 €. Por debajo de esa cifra no lo cojo, porque por debajo de esa cifra no cabe el trabajo que hace que funcione.
Si lo que tienes es una instalación ya montada que no usa nadie, eso no es un proyecto de 18.000 €: es una revisión de instalación de 990 €, una semana, y sales con tu Zoho documentado y con un orden de qué tocar primero. Si luego trabajamos juntos, se descuenta entera.
La parte que otros no te cuentan
Soy partner de Zoho desde hace catorce años y cobro comisión del fabricante por las licencias. Prefiero decirlo yo antes de que lo preguntes, porque cambia cómo tienes que leer todo lo de arriba.
Lo que lo compensa es cómo está montado el trabajo: el diagnóstico lo pagas tú, y por eso te puedo decir lo que no te hace falta comprar. Un diagnóstico gratis lo paga siempre quien vende algo al final, y se nota en lo que recomienda.
Tres preguntas antes de firmar cualquier presupuesto
- ¿Qué me llevo si mañana te atropella un autobús? Si la respuesta no incluye un documento que explique qué hay montado y por qué, estás comprando dependencia.
- ¿Esto es una bolsa de horas o un resultado? Si es una bolsa de horas, pregunta qué pasa cuando se acabe.
- ¿Quién se encarga de que la gente lo use? Si la respuesta es «una formación de dos horas al final», ya sabes cómo acaba.
¿Quieres saber cuánto costaría el tuyo?
Te digo el alcance, el precio y —sobre todo— qué no te hace falta comprar. La conversación no se factura.
Ver cómo monto Zoho >>O si ya lo tienes montado y no lo usa nadie, empieza por la revisión de instalación.
